Orice Director/Administrator de firma are 5 atributii majore: previzionarea situatiei la nivel de firma/economie, organizarea activitatii, sincronizarea oamenilor, instruirea/motivarea subalternilor si CONTROLUL (evaluarea) acestora.

“Eu nu-mi controlez angajatii/colaboratorii pentru ca am incredere in ei” – indica o atitudine care poate fi utila pe termen scurt. Pe termen lung, insa, genereaza riscuri si surprize neplacute deoarece Omul este un complex de Variabile.

Inclusiv contabilii se pot controla si voi arata cum se face asta in cele ce urmeaza.

Precizez, mai intai, ca activitatea de contabilitate se divide in contabilitate Primara si contabilitate Finala. Cea Primara se efectueaza de catre casier si gestionari, are scop operativ, de a cunoaste in orice moment situatia si se refera la evidenta numerarului, a marfurilor / ambalajelor / materiilor prime / produselor finite si a clientilor si furnizorilor.

Contabilitatea Finala se tine de catre contabil, presupune inregistrarea in conturile contabile a tuturor operatiunilor economico-financiare si prezinta situatia firmei in mod cronologic si sistematic. Practica, a aratat ca aceasta contabilitate finala se poate face si la sfarsitul lunii, daca volumul de acte este mic.

Verificarea unui contabil, care se ocupa de contabilitatea finala, se face urmarind :
– daca isi respecta obligatiile conform contractului incheiat;
– daca pana pe data de 25 ale lunii a terminat contabilitatea lunii precedente (deoarece pana la aceasta data trebuie depuse majoritatea declaratiilor fiscale si platite impozitele/taxele si contributiile sociale);
– daca soldul din registrul de casa este egal cu cel al contului 5311 “Casa in lei” din balanta de verificare;
– daca soldul din banca este egal cu cel al contului 5121 “Disponibil in banci” din balanta de verificare;
– daca soldul de marfa (din evidenta primara) este egal cu cel al contului 371 “Marfuri” din balanta de verificare;
– daca soldul de produse finite este egal cu cel al contului 345 “Produse finie” din balanta de verificare;
– daca soldul unui furnizor este egal cu cel al analiticului corespunzator din cadrul contului 401 “Furnizori” din balanta de verificare;
– daca soldul unui client este egal cu cel al analiticului corespunzator din cadrul contului 4111 “Clienti” din balanta de verificare;
– daca soldul unui debitor este egal cu cel al analiticului corespunzator din cadrul contului 461 “Debitori diversi” din balanta de verificare;
– daca soldul unui creditor este egal cu cel al analiticului corespunzator din cadrul contului 462 “Creditori diversi” din balanta de verificare;
– daca anumite cheltuieli (conturile din balanta care au simbolul incepand cu “6”) sunt prea mari sau prea mici fata de realitate;
– daca anumite venituri (conturile din balanta care au simbolul incepand cu “7”) sunt prea mari sau prea mici fata de realitate;

Prea multe erori gasite in contabilitatea finala, ar trebui sa ridice semne de intrebare.