In esenta, contabilitatea consta in tinerea evidentei a tuturor elementelor patrimoniale ce apartin unei firme. Altfel spus - de a tine evidenta a tot ce misca in firma din punct de vedere economico-financiar : venituri, cheltuieli, incasari, plati, marfuri, materiale, obiecte de inventar, clienti, furnizori, etc.
Pentru a tine evidenta acestor elemente patrimoniale, contabilitatea foloseste un instrument simplu si eficient, si anume - Contul contabil. Fiecarui element patrimonial i se asociaza un cont contabil care poate fi schitat ca un tabel cu doua coloane ("debit" si "credit") in care se inregistreaza "intrarile" si "iesirile".
Daca facem diferenta dintre totalul coloanelor de debit si credit vom cunoaste ceea ce se numeste "sold final" (tinand cont si de un eventual sold initial). Fiecare cont se identifica printr-un simbol numeric si o denumire. De exemplu : 371 - "Marfuri" sau 5311 - "Casa in lei" cu ajutorul carora se tine evidenta intrarilor si iesirilor de marfuri, respectiv de numerar in lei (pentru numerarul in valuta avem alt cont).
Un alt exemplu - contul de "Clienti" (simbol numeric - 4111) in care, pe debit, se inregistreaza vanzarile catre clienti iar pe credit - incasarile de la clienti. Soldul acestui cont arata suma ce a ramas de incasat de la clienti.
Pentru fiecare operatiune economica, reflectata intr-un document (factura, chitanta, extras de cont bancar, bon consum, etc), contabilul realizeaza "contarea" adica stabilirea si inregistrarea formulei contabile pe baza a cel putin doua conturi contabile. Aceasta reprezinta o munca de mare migala si atentie. La un moment dat este chiar firesc sa apara erori si, de aceea, s-a impus gasirea unui instrument de verificare periodica. Acest instrument se numeste Balanta de Verificare.
Balanta de verificare este un tabel care se listeaza, in general, lunar. Poate fi listat, insa, si pentru o zi sau pentru un an. Perioada pentru care se listeaza se numeste "perioada curenta".
Coloanele balantei de verificare sunt urmatoarele :
- Conturi contabile (cu simbol numeric si denumire) ;
- Rulaje Precedente (divizata in "debit" si "credit" in care sunt inscrise sumele cumulate de la
inceputul anului pana la inceputul perioadei curente) ;
- Rulaje Curente (divizata in "debit" si "credit" in care sunt inscrise sumele aferente perioadei
curente) ;
- Total Rulaje (divizata in "debit" si "credit" in care sunt insumate Rulajele precedente si Rulajele
curente );
- Solduri finale (divizata in "debit" si "credit" in care este inscrisa diferenta dintre Total Rulaj pe Debit
si Total Rulaj pe Credit).
Fiecare coloana a balantei de verificare se totalizeaza. Daca nu sunt erori de calcul sau de preluare a sumelor din fisele de cont, balanta de verificare va avea totalurile coloanelor egale doua cate doua. Adica, Totalul Rulajelor Precedente Debitoare va fi egal cu Totalul Rulajelor Precedente Creditoare, Totalul Soldurilor Debitoare va fi egal cu Totalul Soldurilor Creditoare, s.a.m.d.
Daca ne intereseaza contul de "Produse finite" (simbol - 345) :
- rulajul curent debitor ne indica valoarea produselor finite obtinute printr-un proces tehnologic ;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea produselor finite vandute (inregistrate la cost de productie) ;
- soldul final debitor ne indica valoarea produselor finite ramase in stoc.
Daca ne intereseaza contul de "Furnizori" (simbol - 401) :
- rulajul curent debitor ne indica platile pe care le-am efectuat catre furnizori ;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea achizitiilor de la funizori ;
- soldul final creditor ne indica datoria firmei fata de funizori.
Daca ne intereseaza contul de "Disponibil in banci in lei" (simbol - 5121) :
- rulajul curent debitor ne indica valoarea incasarilor prin banca inregistrate in perioada curenta ;
- rulajul curent creditor ne indica valoarea platilor prin banca inregistrate in perioada curenta ;
- soldul final debitor ne indica suma de bani aflata in banca la finalul perioadei curente.
Daca ne intereseaza contul de "Cheltuieli cu energia si apa" (simbol - 605) :
- rulajul curent debitor ne indica valoarea acestor cheltuieli inregistrate in perioada curenta ;
- rulajul curent creditor este egal cu rulajul curent debitor (deoarece se tranfera in contul de rezultat
121 - "Profit sau pierdere") ;
- soldul final debitor/creditor este zero.
Daca ne intereseaza contul de "Venituri din lucrari si prestari servcii" (simbol - 704) :
- rulajul curent debitor ne indica valoarea acestor venituri inregistrate in perioada curenta ;
- rulajul curent creditor este egal cu rulajul curent debitor (deoarece se tranfera in contul de rezultat
121 - "Profit sau pierdere") ;
- soldul final debitor/creditor este zero.
Daca ne intereseaza contul de "Profit sau Pierdere" (simbol - 121) :
- rulajul curent debitor ne indica totalul cheltuielilor curente ;
- rulajul curent creditor ne indica totalul veniturilot curente ;
- soldul final debitor indica pierderea la finalul perioadei curente;
- soldul final creditor indica profitul la finalul perioadei curente.
Veniturile si Cheltuielile nu au sold sau rulaj intial la inceputul anului, se cumuleaza de
la inceputul anului pana la final de an fara a se reporta in urmatorul an.
Totalul Soldurilor Debitoare trebuie sa fie egal cu Totalul Soldurilor Creditoare pentru a se
confirma Regula de Aur a contabilitatii : Totalul Pasivelor este egal cu Totalul Activelor.
Unde Pasivele sunt reprezentate de sursele de finantare proprii sau imprumutate iar Activele reprezinta
mijloacele materiale, banesti sau de creanta in care au fost alocate sursele de finantare.